Принятие на хранение документов нотариусом
Принятие на хранение документов нотариусом – способ обеспечить сохранность особо ценных документов. В современных условиях большинство документов хранятся в электронных базах данных, потому хранить уставные документы предприятия как особо ценные смысла всё меньше. Однако есть немало других документов, которые есть смысл передать под ответственность нотариуса:
Различные свидетельства и письменные вещественные доказательства, за целостность и безопасность которых есть основания опасаться. В частности, это могут быть долговые расписки, оригиналы договоров и прочие бумаги.
Документы, представляющие интеллектуальную собственность и другие.
Нотариус ведет прием исключительно документов, то есть материальных носителей, соответствующих законодательству, а именно – закону № 77-ФЗ от 23.11.1994 г и в соответствии с Основами законодательства РФ о нотариате (от 1993 года). Потому возможна передача нотариусу таких документов:
- текстовые документы на бумажном носителе.
- аудиозаписи на различных носителях, как аналоговых, так и цифровых.
- графические изображения на бумажных, аналоговых или цифровых носителях. Это могут быть фотографии, рисунки, фотопленка и т.п.
- видеозаписи на различных носителях.
При этом нельзя сдать нотариусу на хранение печать предприятия, деньги, ценные бумаги и прочие предметы, которые не подпадают под определение «документа». Если требуется принятие на ответственное хранение подобных предметов, следует обратиться в банк и воспользоваться услугой депозитной банковские ячейки.
Документы могут подаваться в запакованном или открытом виде. Если документы подаются открыто, процедура выглядит так:
Клиент осуществляет передачу бумаг нотариусу, личность человека устанавливается, как и его право действовать от имени юридического лица (если в этом есть необходимость).
В присутствии заинтересованных лиц нотариус составляет подробную опись всех документов. В эту опись включается название, реквизиты, описание состояния и прочие параметры, позволяющие идентифицировать документы.
Далее в присутствии тех же лиц документы запечатываются и скрепляются печатью нотариуса, а также подписями присутствующих.
Клиенту выдается свидетельство, подтверждающее факт принятия пакета на хранение, где указывается срок хранения и прикладывается опись. Если документы упакованы, составляется только опись пакета. Подобные услуги чаще всего используются юридическим лицами для обеспечения правовой безопасности в ходе различных хозяйственных споров при наличии внутренних конфликтов на предприятии.